Informationen zum Datenschutz nach Artt. 13, 14 DSGVO (Telefon- und Videoberatung & Online-Meetings)

4. Kategorien personenbezogener Daten

4.1 Telefon- und Videoberatung

a) Technische und kommunikationsbezogene Daten

Bei der Nutzung unserer Telefon- und Videoberatungsangebote verarbeiten wir automatisiert diejenigen personenbezogenen Daten, die für die technische Erbringung des Dienstes erforderlich sind:

• Übertragung von Bild und Ton, Name, Vorname und E-Mail-Adresse
• Dauer der Sitzung, Angaben zur hergestellten Verbindung (z. B. Einwahl über Telefon oder „Voice over IP“)
• Verwendete Hardware, Informationen zum Betriebssystem, Metadaten wie IP-Adressen, Standort, Spracheinstellungen, eindeutige Gerätekennungen und Auflösung der Kamera
• Bei Einwahl mit dem Telefon: eingehende und ausgehende Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit; ggf. weitere Verbindungsdaten.

Die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Berater kann visuell über eine Videoübertragung, über einen Text-Chat und/oder über eine parallele Telefonverbindung erfolgen. Bei Bedarf zeigen Ihnen unsere Berater über die Bildschirmansicht auch elektronische Unterlagen an. Sie können die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit über Microsoft Teams deaktivieren bzw. stummschalten.

Bei Nutzung der Video-Stele in unseren Geschäftsstellen startet die Übertragung Ihres Bild- und Tonsignals nach Betätigen des Startknopfes an der Stele. Die Übertragung endet, wenn der Service-Mitarbeiter der Bank das Gespräch beendet.

b) Beratungsbezogene Daten

Je nach Verlauf des Gesprächs verarbeiten wir diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Durchführung der von Ihnen gewünschten Beratung erforderlich sind:

• Ihre Personalien (Adresse und sonstige Kontaktdaten, Geburtstag und -ort, Staatsangehörigkeit)
• Beratungs- und Gesprächsinhalte (z. B. Angaben zu Ihren Zielen und Wünschen, persönlichen und finanziellen Verhältnissen, Risikoneigung)
• Bei Produktabschluss: die nach Ihrem individuellen Wunsch festgelegten Produktangaben (variieren je nach Produktgattung; Einzelheiten entnehmen Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen)

4.2 Online-Meetings, Webinare und sonstige Online-Formate

a) Technische und Meeting-bezogene Daten

Bei der Teilnahme an einem Online-Meeting über Microsoft Teams können folgende Kategorien personenbezogener Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zu Ihrer Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ggf. Passwort, Profilbild, Abteilung
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte- und Hardware-Informationen
• Bei Einwahl mit dem Telefon: eingehende und ausgehende Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit; ggf. weitere Verbindungsdaten wie die IP-Adresse des Geräts
• Bei Aufzeichnungen: Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Audioaufnahmen sowie Textdateien aus Meeting-Chats

b) Text-, Audio- und Videodaten

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Hierbei werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online-Meetings die Daten des Mikrofons und/oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit über Microsoft Teams deaktivieren bzw. stummschalten.

5. Empfänger Ihrer Daten

5.1 Telefon- und Videoberatung

Innerhalb der Bank erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Pflichten benötigen. Auch die von uns für die Telefon- und Videoberatung eingesetzten Dienstleister (insbesondere Microsoft als Betreiber von Microsoft Teams sowie die Ratiodata SE als Betreiber der Video-Stele) können zu den genannten Zwecken Daten erhalten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vorgesehen ist. Die beiden Dienstleister verarbeiten die Daten auf unsere Weisung und sind zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet worden. Die Auftragsverarbeiter wurden sorgfältig ausgewählt und erhalten nur in dem Umfang und für den benötigten Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen erforderlich ist. Im Übrigen behandeln wir Ihre Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln sie nicht an Dritte.

5.2 Online-Meetings, Webinare und sonstige Online-Formate

Inhalte aus Online-Meetings stehen grundsätzlich für die Dauer des jeweiligen Meetings allen teilnehmenden Personen zur Verfügung. Zudem hat Microsoft als Auftragsverarbeiter Zugang zu Ihren Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung vorgesehen ist (siehe zuvor unter 5.1). Im Übrigen behandeln wir Ihre Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln sie nicht an Dritte.

6. Datenübermittlung in ein Drittland

Die nachfolgenden Hinweise zur Drittlandübermittlung gelten für beide Bereiche (Telefon- und Videoberatung sowie Online-Meetings), da in beiden Fällen Microsoft Teams als Videokommunikationsdienst eingesetzt wird.

Microsoft Teams ist ein Dienst, der von der Microsoft Ireland Operations Limited mit Sitz in Irland und der Microsoft Corporation mit Sitz in den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann damit auch in einem Drittland stattfinden. Länder außerhalb der Europäischen Union handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union.

Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in Drittländern (hier: USA) ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden:

• Die Microsoft Corporation ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Dadurch ist sichergestellt, dass für Ihre Daten ein angemessenes Schutzniveau besteht, soweit diese durch die Microsoft Corporation in den USA verarbeitet werden.
• Darüber hinaus haben wir mit Microsoft die von der EU-Kommission für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländern bereitgestellten EU-Standarddatenschutzklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen, um das Datenschutzniveau zusätzlich zu sichern.

Eine Kopie dieses Datenschutzvertrags können Sie unter den oben angegebenen Kontaktdaten anfordern.

7. Dauer der Datenspeicherung

7.1 Telefon- und Videoberatung

Über die technischen Anwendungen zur Bereitstellung der Telefon- und Videoberatung findet grundsätzlich keine Aufzeichnung der übermittelten Telefon- oder Bildsignale statt. Eine Ausnahme stellen Aufzeichnungen aufgrund gesetzlicher Vorschriften dar. Für die gesetzlich geforderten Telefonaufnahmen im Zusammenhang mit Wertpapiergeschäften gelten Speicherpflichten insbesondere gemäß § 83 Abs. 8 WpHG von fünf Jahren, auf Anweisung der Finanzaufsicht (BaFin) um zwei Jahre verlängerbar.

Daten, die wir zum Zweck der Beratung verarbeiten, speichern wir, soweit dies im Rahmen unserer auf Dauer angelegten Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Gleiches gilt bei dem Abschluss von Produkten. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Kreditwesengesetz (KWG), dem Geldwäschegesetz (GwG) und dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

7.2 Online-Meetings, Webinare und sonstige Online-Formate

Auch bei Online-Meetings findet grundsätzlich keine Aufzeichnung statt. Sofern Online-Meetings mit Ihrer vorherigen Einwilligung aufgezeichnet werden, werden die Aufzeichnungen gelöscht, sobald sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind.
Im Fall von Webinaren können wir für Zwecke der Nachbereitung die gestellten Fragen der Teilnehmer speichern. Diese werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt.

7.3    Allgemeiner Grundsatz

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck, zu dem wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind. Im Fall von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten.

8. Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

8.1 Telefon- und Videoberatung

Die Teilnahme an unseren Telefon- und Videoberatungsangeboten ist freiwillig. Sofern Sie unser Angebot nutzen möchten, ist es erforderlich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten im beschriebenen Umfang verarbeiten.

Wünschen Sie den Abschluss eines Produkts, so müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der jeweiligen Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss eines entsprechenden Vertrags ablehnen müssen. Insbesondere sind wir nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie vor der Begründung der Geschäftsbeziehung beispielsweise anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren.

8.2 Online-Meetings, Webinare und sonstige Online-Formate

Die Teilnahme an Online-Meetings ist ebenfalls freiwillig. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung eines Online-Meetings technisch erforderlich. Ohne die Mitteilung dieser Daten können Sie an dem Online-Meeting nicht teilnehmen. Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung bestimmter Funktionen erforderlich sein. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und gleichem Umfang wie üblich erbringen können.

9. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht. Jede betroffene Person hat zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt (Art. 77 DSGVO).