Lastschriften und Mandate

Neue Lastschriftverfahren erfordern neue Arbeitsabläufe

SEPA-Lastschriften bringen im Verhältnis zu den bisherigen Einzugsermächtigungen viele und teilweise aufwändige Änderungen mit sich. Diese stellen wir im folgenden dar und erklären, was es mit Mandaten und der Pre-Notification auf sich hat und an welche Fristen Sie sich halten müssen.

Basislastschrift

(SDD-CORE B2C)

  • vergleichbar mit der heutigen Einzugsermächtigung
  • SEPA-Lastschriftmandat anstelle einer Einzugsermächtigung
  • ausschließlich beleglos
  • Gläubiger-ID und Mandatsreferenz des Lastschrifteinreichers erforderlich
  • festes Fälligkeitsdatum (Due Date)
  • Pre-Notification zwingend erforderlich (ohne individuelle Regelung spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit)
  • späteste Einreichung bei der Berliner Volksbank: 5 bzw. 2 Tage vor Fälligkeit (Die Datei muss uns bis 10:00 Uhr vorliegen.)
  • früheste Einreichung bei der Berliner Volksbank: 40 Tage vor Fälligkeit
  • Rückgabefrist 8 Wochen, bei nicht autorisierter Lastschrift 13 Monate

 

Transaktionsfluss einer SEPA-Basislastschrift

Wichtig:

Bestehende Einzugsermächtigungen können mit wirksamer Vereinbarung der neuen Sonderbedingungen für den Lastschriftverkehr seit 9. Juli 2012 in SEPA-Mandate umgedeutet werden. Beachten Sie die dafür notwendigen Voraussetzungen!

Eillastschrift

(SDD-CORE1 B2C)

  • Es handelt sich hierbei um eine Sonderform der SEPA-Basislastschrift mit verkürzter Vorlagefrist.
  • Die späteste Einreichung bei der Berliner Volksbank beträgt 1 Tag vor Fälligkeit, die Datei muss uns bis 10:00 Uhr vorliegen. Diese Frist gilt unabhängig von der Ausführungsart (Erst-, Einzel- oder Folgelastschrift).
  • früheste Einreichung bei der Berliner Volksbank: 40 Tage vor Fälligkeit
  • Rückgabefrist 8 Wochen, bei nicht autorisierter Lastschrift 13 Monate
  • Es gilt das Basislastschrift-Mandat.
  • Die Euro-Eil-Lastschrift ist vorerst auf Zahlungsverkehrsteilnehmer in Deutschland beschränkt.
  • Sofern Sie bereits die neue Lastschriftvereinbarung unterschrieben haben, wird die Euro-Eil-Lastschrift automatisch für Sie freigeschaltet.
Firmenlastschrift

(SDD B2B)

  • vergleichbar mit dem heutigen Abbuchungsauftrag
  • eine Umdeutung des Abbuchungsauftrages in ein SEPA-Firmenlastschriftmandat ist nicht möglich; das Mandat muss durch den Zahlungsempfänger neu vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden
  • ausschließlich beleglos
  • Gläubiger-ID und Mandatsreferenz des Lastschrifteinreichers erforderlich
  • festes Fälligkeitsdatum (Due-Date)
  • Pre-Notification zwingend erforderlich (ohne individuelle Regelung spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit)
  • nur zwischen "Nicht-Verbrauchern" (d. h. keine Privatkunden) anwendbar
  • keine Rückgabemöglichkeit für den Zahlungspflichtigen
  • späteste Einreichung bei der Berliner Volksbank: 1 Tage vor Fälligkeit, die Datei muss uns bis 10:00 Uhr vorliegen.
  • früheste Einreichung bei der Berliner Volksbank: 40 Tage vor Fälligkeit
Gläubiger-Identifikationsnummer

(Creditor Identifier / CI)

Bei den neuen europäischen SEPA-Lastschriftverfahren müssen Zahlungsempfänger genau zu identifizieren sein, deshalb erhalten diese – in Ergänzung zu den deutschen Verfahren – eine Kennnummer. Diese Kennnummer heisst "Gläubiger-Identifikationsnummer" (CI – Creditor Identifier).

In Deutschland kann diese seit März 2008 bei der Deutschen Bundesbank über die Internetseite www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragt werden.

Zahler können auch anhand dieser Angabe und der Referenznummer des zugrunde liegenden Lastschriftmandats auf einfachem Weg eine Zuordnung der entsprechenden Lastschrifteinzüge vornehmen.

Die Gläubiger-ID muss immer im Land des Sitzes des Zahlungsempfängers beantragt werden. Um die enstprechende Beantragungsstelle in anderen Ländern schnell finden zu können, pflegt der EPC ein Dokument mit relevanten Informationen.

Mandate

Für die SEPA-Lastschriftverfahren (Basis-Lastschrift inkl. Eil-Lastschrift und Firmen-Lastschrift)   werden Mandate benötigt:

  • das "SEPA-Lastschriftmandat" für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und die Eil-Lastschrift und
  • das "SEPA-Firmen-Lastschriftmandat" für das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren.

Was ist zu beachten?

  • Der Mandatstext muss in der Sprache des Zahlungspflichtigen (Debitors) oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein. Inhalt und Aufbau des Mandatstextes sind gesetzlich vorgegeben.
  • Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandats für seine Unterlagen. Bei SEPA-Firmenlastschriften muss er bei seiner Bank eine Kopie des Mandats einreichen.
  • Aufbewahrung der Originalmandate:
  • Der "European Payments Council" (EPC) gibt als Aufbewahrungsfrist 14 Monate ab dem letzten Einzug vor (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften).
  • Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten.
  • "Gültigkeit" der Mandate:
  • Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten ab Unterzeichnung/letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist der Zahlungsempfänger (Creditor) nicht mehr berechtigt, Lastschriften auf der Grundlage dieses Mandats auszuführen.
  • Nach jedem Lastschrifteinzug beginnt diese Frist von vorn.
  • Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen.
  • Die Banken sind nicht verpflichtet, die 36-Monatsfrist zu prüfen.
  • Die Bank des Lastschrifteinreichers ist berechtigt, sich die Gültigkeit der Mandate durch Vorlage nachweisen zu lassen.

Notwendige Angaben

Mit dem Lastschriftmandat autorisiert der Zahlungspflichtige gegenüber seiner Bank die Einlösung von jeweiligen SEPA-Lastschriften des Zahlungsempfängers. Das Mandat ist generell schriftlich oder in der mit seiner Bank vereinbarten Art und Weise zu erteilen.

In den Lastschriftmandaten müssen die folgenden Erklärungen des Kunden enthalten sein:

  • die Ermächtigung des Zahlungsempfängers, Zahlungen vom Konto des Kunden mittels SEPA-Basis-Lastschrift oder SEPA-Firmen-Lastschrift einzuziehen
  • die Weisung an die Bank, die vom Zahlungsempfänger auf sein Konto gezogenen SEPA-Basis-Lastschriften oder SEPA-Firmen-Lastschriften einzulösen.

Diese Erklärungen sind in dem entsprechenden Mandatstext enthalten, welcher zwingend verwendet werden muss.

Die jeweilgen Lastschriftmandate müssen zudem folgende Angaben (Autorisierungstext) enthalten:

  • Bezeichnung des Zahlungsempfängers
  • eine Gläubiger-Identifikationsnummer (CI)
  • eine eindeutige Mandatsreferenz (max. 35 alphanumerische Zeichen)
  • Kennzeichnung einer einmaligen Zahlung oder wiederkehrende Zahlungen
  • Name des Kunden (Zahlungspflichtigen)
  • Bezeichnung der Bank des Kunden (Zahlungspflichtigen) und
  • seine Kundenkennung (IBAN und BIC)

Mandatsreferenz

  • Die Mandatsreferenz ist neben der Gläubiger-ID ein Identifizierungsmerkmal der Lastschrift für den Zahlungspflichtigen. Dieser erhält die Mandatsreferenz mit dem Mandat oder später, in jedem Fall vor Fälligkeit der Lastschrift.
  • Die Mandatsreferenz ist individuell und muss eindeutig sein, kann also nicht mehrmals vergeben werden.
  • Die Mandatsreferenz kann sich auf die Kundenverbindung (zum Beispiel Kundennummer, Mitgliedsnummer) oder auf einen einzelnen Vertrag (z. B. Abonnement) beziehen. Alternativ ist auch einfach eine fortlaufende Nummer möglich.
  • Die Mandatsreferenz darf 35 Stellen lang sein. Folgende (Sonder-)Zeichen können verwendet werden:
    0-9 A-Z a-z : ? , - ( + . ) /
  • Die Mandatsreferenz muss im Mandat aufgeführt werden. Allerdings kann sie auch zu einem späteren Zeitpunkt, zum Beispiel bei Rechnungsstellung, dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt werden.
Umdeutungslösung

Nutzung "alter" Lastschriften aus dem Einzugsermächtigungsverfahren

Bei der heutigen Nutzung des Einzugsermächtigungsverfahrens können Zahlungsempfänger auf der Grundlage von vorliegenden Einzugsermächtigungen diese auch nach dem 9. Juli 2012 für Lastschrifteinzüge im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren nutzen.

Voraussetzungen

  • Die Einzugsermächtigung liegt papierhaft vor.
  • Name und Adresse des Zahlungspflichtigen sind bekannt.
  • Der Kunde wird schriftlich über die Migration unter Angabe der Gläubiger-ID und der Mandats-ID informiert.
  • Der Kunde widerspricht der Migration nicht.

Das Startdatum des SEPA-Mandats ist das Datum der Mitteilung an den Kunden über die Migration.

Abbuchungsauftragsverfahren

Das Abbuchungsauftrags-Verfahren wurde aufgrund gesetzlicher Vorgaben der Europäischen Union zum 1. Februar 2014 eingestellt. Im Gegensatz zu Einzugs-Ermächtigungen können Abbuchungsaufträge nicht in Lastschriftmandate für ein anderes SEPA-Lastschriftverfahren überführt werden. Deshalb mussten sich Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger auf die Nutzung des SEPA-Basis-Lastschriftverfahrens einigen.

Pre-Notification

Lastschrifteinreicher müssen zur Sicherstellung des erfolgreichen Lastschrifteinzuges dem Zahlungspflichtigen vor dem Einzug die Höhe und das Datum des jeweiligen Einzuges mitteilen, damit dieser die entsprechenden Gelder auf seinem Konto vorhalten kann. Sofern beide Parteien nichts anderes vereinbart haben, muss der Zahlungsempfänger 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum den Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift informieren.

Ein vergleichbares Vorgehen ist auch heute schon üblich.

Für die "Vorabinformation" ("Pre-Notification") können auch zwischen Gläubiger und Zahler abweichende Vereinbarungen getroffen werden. So genügt es beispielsweise, die Lastschrift unter Angabe des Einzugsdatums (Due Date) durch einen Vermerk auf der Rechnung anzukündigen.

  • Die Pre-Notification erhält der Zahlungspflichtige
  • der Zahlungspflichtige kann der Kunde sein, der auch die Ware erhalten soll
  • der Zahlungspflichtige kann eine vom Kunden abweichende Person sein (Oma/Enkel)
  • Die Pre-Notification muss folgende Daten enthalten:
  • Mandats-ID
  • Gläubiger-ID
  • Betrag
  • Datum der Belastung (Due Date)
  • Die Pre-Notification muss 14 Tage vor Fälligkeit erfolgen (falls nichts anderes vereinbart wurde).
  • Die Pre-Notification sollte nachweisbar übermittelt werden:
  • mit der Rechnung
  • per Brief
  • per E-Mail