Lastschriften und Mandate

SEPA-Lastschriftverfahren erfordern neue Arbeitsabläufe

SEPA-Lastschriften bringen im Verhältnis zu den früheren Einzugsermächtigungen einige Änderungen mit sich. Diese stellen wir im folgenden dar und erklären, was es mit Mandaten und der Pre-Notification auf sich hat und an welche Fristen Sie sich halten müssen.

Basislastschrift - Erleichterungen ab 21. November 2016

(SDD-CORE B2C)

  • ausschließlich beleglose Einreichung und Verarbeitung
  • Gläubiger-ID und Mandatsreferenz des Lastschrifteinreichers erforderlich
  • festes Fälligkeitsdatum (Due Date)
  • Pre-Notification zwingend erforderlich (ohne individuelle Regelung spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit)
  • späteste Einreichung bei der Berliner Volksbank: 5 bzw. 2 Tage vor Fälligkeit (Die Datei muss uns bis 10:30 Uhr vorliegen.)
  • ab 21. November 2016: späteste Einreichung bei der Berliner Volksbank 1 Tag vor Fälligkeit (Die Datei muss uns bis 10:30 Uhr vorliegen.). Zusätzlich entfällt die Unterscheidung in Erst- und wiederkehrende Lastschrift.
  • früheste Einreichung bei der Berliner Volksbank: 40 Tage vor Fälligkeit
  • Rückgabefrist 8 Wochen, bei nicht autorisierter Lastschrift 13 Monate

 

Transaktionsfluss einer SEPA-Basislastschrift
Eillastschrift - entfällt zum 21. November 2016

(SDD-CORE1 B2C)

  • Es handelt sich hierbei um eine Sonderform der SEPA-Basislastschrift mit verkürzter Vorlagefrist.
  • Die späteste Einreichung bei der Berliner Volksbank beträgt 1 Tag vor Fälligkeit, die Datei muss uns bis 10:00 Uhr vorliegen. Diese Frist gilt unabhängig von der Ausführungsart (Erst-, Einzel- oder Folgelastschrift).
  • früheste Einreichung bei der Berliner Volksbank: 40 Tage vor Fälligkeit
  • Rückgabefrist 8 Wochen, bei nicht autorisierter Lastschrift 13 Monate
  • Es gilt das Basislastschrift-Mandat.
  • Die Euro-Eil-Lastschrift ist vorerst auf Zahlungsverkehrsteilnehmer in Deutschland beschränkt.
  • Sofern Sie bereits die neue Lastschriftvereinbarung unterschrieben haben, wird die Euro-Eil-Lastschrift automatisch für Sie freigeschaltet.

Entfall und Konvertierung

Ab dem 21. November 2016 entfällt diese Auftragsart.
Sollten Sie aus organisatorischen Gründen jedoch weiterhin Eillastschriften einreichen wollen, konvertieren wir diese für Sie kostenfrei in Basislastschriften.

Ihnen und ihren Kunden entstehen dadurch keinerlei Nachteile.

Tipp: Prüfen Sie, ob für Ihr Zahlungsverkehrsprogramm bzw. Ihre Finanzbuchhaltung ein Update bereitgestellt wird.

Firmenlastschrift

(SDD B2B)

  • ausschließlich beleglose Lastschrift
  • Gläubiger-ID und Mandatsreferenz des Lastschrifteinreichers erforderlich
  • festes Fälligkeitsdatum (Due-Date)
  • Pre-Notification zwingend erforderlich (ohne individuelle Regelung spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit)
  • nur zwischen "Nicht-Verbrauchern" (d. h. keine Privatkunden) anwendbar
  • keine Rückgabemöglichkeit für den Zahlungspflichtigen
  • späteste Einreichung bei der Berliner Volksbank: 1 Tage vor Fälligkeit, die Datei muss uns bis 10:30 Uhr vorliegen.
  • früheste Einreichung bei der Berliner Volksbank: 40 Tage vor Fälligkeit
Gläubiger-Identifikationsnummer

(Creditor Identifier / CI)

Bei den neuen europäischen SEPA-Lastschriftverfahren müssen Zahlungsempfänger genau zu identifizieren sein, deshalb erhalten diese – in Ergänzung zu den deutschen Verfahren – eine Kennnummer. Diese Kennnummer heisst "Gläubiger-Identifikationsnummer" (CI – Creditor Identifier).

In Deutschland kann diese seit März 2008 bei der Deutschen Bundesbank über die Internetseite www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragt werden.

Zahler können auch anhand dieser Angabe und der Referenznummer des zugrunde liegenden Lastschriftmandats auf einfachem Weg eine Zuordnung der entsprechenden Lastschrifteinzüge vornehmen.

Die Gläubiger-ID muss immer im Land des Sitzes des Zahlungsempfängers beantragt werden. Um die enstprechende Beantragungsstelle in anderen Ländern schnell finden zu können, pflegt der EPC ein Dokument mit relevanten Informationen.

Mandate

Für die SEPA-Lastschriftverfahren (Basis-Lastschrift und Firmen-Lastschrift)   werden Mandate benötigt:

  • das "SEPA-Lastschriftmandat" für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und
  • das "SEPA-Firmen-Lastschriftmandat" für das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren.

Was ist zu beachten?

  • Der Mandatstext muss in der Sprache des Zahlungspflichtigen (Debitors) oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein. Inhalt und Aufbau des Mandatstextes sind gesetzlich vorgegeben.
  • Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandats für seine Unterlagen. Bei SEPA-Firmenlastschriften muss er bei seiner Bank eine Kopie des Mandats einreichen.
  • Aufbewahrung der Originalmandate:
  • Der "European Payments Council" (EPC) gibt als Aufbewahrungsfrist 14 Monate ab dem letzten Einzug vor (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften).
  • Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten.
  • "Gültigkeit" der Mandate:
  • Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten ab Unterzeichnung/letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist der Zahlungsempfänger (Creditor) nicht mehr berechtigt, Lastschriften auf der Grundlage dieses Mandats auszuführen.
  • Nach jedem Lastschrifteinzug beginnt diese Frist von vorn.
  • Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen.
  • Die Banken sind nicht verpflichtet, die 36-Monatsfrist zu prüfen.
  • Die Bank des Lastschrifteinreichers ist berechtigt, sich die Gültigkeit der Mandate durch Vorlage nachweisen zu lassen.

Notwendige Angaben

Mit dem Lastschriftmandat autorisiert der Zahlungspflichtige gegenüber seiner Bank die Einlösung von jeweiligen SEPA-Lastschriften des Zahlungsempfängers. Das Mandat ist generell schriftlich oder in der mit seiner Bank vereinbarten Art und Weise zu erteilen.

In den Lastschriftmandaten müssen die folgenden Erklärungen des Kunden enthalten sein:

  • die Ermächtigung des Zahlungsempfängers, Zahlungen vom Konto des Kunden mittels SEPA-Basis-Lastschrift oder SEPA-Firmen-Lastschrift einzuziehen
  • die Weisung an die Bank, die vom Zahlungsempfänger auf sein Konto gezogenen SEPA-Basis-Lastschriften oder SEPA-Firmen-Lastschriften einzulösen.

Diese Erklärungen sind in dem entsprechenden Mandatstext enthalten, welcher zwingend verwendet werden muss.

Die jeweilgen Lastschriftmandate müssen zudem folgende Angaben (Autorisierungstext) enthalten:

  • Bezeichnung des Zahlungsempfängers
  • eine Gläubiger-Identifikationsnummer (CI)
  • eine eindeutige Mandatsreferenz (max. 35 alphanumerische Zeichen)
  • Kennzeichnung einer einmaligen Zahlung oder wiederkehrende Zahlungen
  • Name des Kunden (Zahlungspflichtigen)
  • Bezeichnung der Bank des Kunden (Zahlungspflichtigen) und
  • seine Kundenkennung (IBAN und BIC)

Mandatsreferenz

  • Die Mandatsreferenz ist neben der Gläubiger-ID ein Identifizierungsmerkmal der Lastschrift für den Zahlungspflichtigen. Dieser erhält die Mandatsreferenz mit dem Mandat oder später, in jedem Fall vor Fälligkeit der Lastschrift.
  • Die Mandatsreferenz ist individuell und muss eindeutig sein, kann also nicht mehrmals vergeben werden.
  • Die Mandatsreferenz kann sich auf die Kundenverbindung (zum Beispiel Kundennummer, Mitgliedsnummer) oder auf einen einzelnen Vertrag (z. B. Abonnement) beziehen. Alternativ ist auch einfach eine fortlaufende Nummer möglich.
  • Die Mandatsreferenz darf 35 Stellen lang sein. Folgende (Sonder-)Zeichen können verwendet werden:
    0-9 A-Z a-z : ? , - ( + . ) /
  • Die Mandatsreferenz muss im Mandat aufgeführt werden. Allerdings kann sie auch zu einem späteren Zeitpunkt, zum Beispiel bei Rechnungsstellung, dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt werden.
Pre-Notification

Lastschrifteinreicher müssen zur Sicherstellung des erfolgreichen Lastschrifteinzuges dem Zahlungspflichtigen vor dem Einzug die Höhe und das Datum des jeweiligen Einzuges mitteilen, damit dieser die entsprechenden Gelder auf seinem Konto vorhalten kann. Sofern beide Parteien nichts anderes vereinbart haben, muss der Zahlungsempfänger 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum den Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift informieren.

Ein vergleichbares Vorgehen ist auch heute schon üblich.

Für die "Vorabinformation" ("Pre-Notification") können auch zwischen Gläubiger und Zahler abweichende Vereinbarungen getroffen werden. So genügt es beispielsweise, die Lastschrift unter Angabe des Einzugsdatums (Due Date) durch einen Vermerk auf der Rechnung anzukündigen.

  • Die Pre-Notification erhält der Zahlungspflichtige
  • der Zahlungspflichtige kann der Kunde sein, der auch die Ware erhalten soll
  • der Zahlungspflichtige kann eine vom Kunden abweichende Person sein (Oma/Enkel)
  • Die Pre-Notification muss folgende Daten enthalten:
  • Mandats-ID
  • Gläubiger-ID
  • Betrag
  • Datum der Belastung (Due Date)
  • Die Pre-Notification muss 14 Tage vor Fälligkeit erfolgen (falls nichts anderes vereinbart wurde).
  • Die Pre-Notification sollte nachweisbar übermittelt werden:
  • mit der Rechnung
  • per Brief
  • per E-Mail

R-Transaktionen

Rückgaben bei SEPA-Lastschriften

Aus Sicht des Lastschrifteinreichers besteht immer die Gefahr einer Rücklastschrift (R-Transaktion). Informieren Sie sich, welche Rückgabemöglichkeiten und -fristen es gibt.

Retounierte Lastschriften wollen Sie erneut einziehen. Je nach Sequenztyp der Lastschrift und Art der R-Transaktion kann es dabei Einschränkungen geben.

R-Transaktionsart Wann und Warum Fristen Basis-Lastschrift Fristen Firmen-Lastschrift
Rücküberweisung

- vor Fälligkeit

- durch Bank des Zahlungspflichtigen (z. B. wegen Sperre)

Rückgabe bis 1 Geschäftstag vor Fälligkeit Rückgabe bis 1 Geschäftstag vor Fälligkeit
Ablehnung

- vor Fälligkeit

- durch den Zahlungspflichtigen (z. B. mangels Mandat)

Rückgabe bis 1 Geschäftstag vor Fälligkeit Rückgabe bis 1 Geschäftstag vor Fälligkeit
Rückgabe

- nach Fälligkeit

- durch Bank des Zahlungspflichtigen (z. B. mangels Deckung)

Rückgabe ab Fälligkeit und bis zu 2 Geschäftstage später Rückgabe ab Fälligkeit und bis zu 1 Geschäftstag später
Widerspruch

- nach Fälligkeit

- durch Zahlungspflichtigen

a) z. B. wegen Widerspruch

b) wegen nicht autorisierter Lastschrift

a) Rückgabe ab Fälligkeit und bis zu 8 Wochen später

b) Rückgabe ab Fälligkeit und bis zu 13 Monate später

Nicht möglich

Rückgaben vor Fälligkeit können erfolgen, da die Lastschriften mit den bekannten Vorlauffristen bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen müssen und dann auch schon zurückgegeben werden können.

Sofern der Zahlungspflichtige eine Rückgabe nach 8 Wochen bis 13 Monate nach Belastung beauftragt, muss die Bank des Zahlungspflichtigen darauf hinweisen, dass eine Rückforderung nur bei fehlendem oder nicht korrektem Mandat erfolgen kann. Aus diesem Grund ist die systematische und ausreichend lange Aufbewahrung der Mandate unabdingbar.

Erneuter Einzug von retounierten Lastschriften

Der Einreicher einer SEPA-Lastschrift hat bei erneutem Einzug sicherzustellen, dass die verwendeten Sequenz-Typen der Lastschrift (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) an den entsprechenden Rückgabegrund angepasst werden. Die Tabelle zeigt, wie in den unterschiedlichen Fällen zu verfahren ist.

Selbstverständlich ist eine neue Vorabankündigung (Pre-Notification) bei erneutem Einzug erforderlich.

Sequenz-Typ der Ursprungslastschrift Art der R-Transaktion Sequenztyp bei erneutem Einzug und gleichem Mandat
erstmalig Rücküberweisung erstmalig
erstmalig Rückgabe wiederkehrend
erstmalig Widerspruch wiederkehrend
wiederkehrend Rücküberweisung / Rückgabe / Widerspruch wiederkehrend
letztmalig Rücküberweisung letztmalig
letztmalig Rückgabe / Widerspruch Mandat abgelaufen - neues Mandat notwendig
einmalig Rücküberweisung einmalig
einmalig Rückgabe / Widerspruch Mandat abgelaufen - neues Mandat notwendig