14.10.2026 | Lesezeit: 4 Minuten
Rechnungen auf Papier oder als PDF im Mail-Anhang – für viele Unternehmen ist das noch Alltag. Doch damit ist bald Schluss. Die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich in Deutschland ist längst beschlossen, und zum Jahreswechsel endet eine wichtige Übergangsfrist. Wer sich jetzt nicht kümmert, riskiert Ärger mit dem Finanzamt.
Ein Drittel der deutschen Unternehmen hat bis heute noch keine einzige E-Rechnung verschickt. Doch das soll sich in den nächsten Jahren ändern. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können gilt schon seit Anfang 2025. Das schreibt das Wachstumschancengesetz vor, das im März 2024 verabschiedet wurde. Beim Versenden gilt noch eine Übergangsfrist: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen. Papier geht dabei sogar ohne Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung.
Ab dem 1. Januar 2027 wird es für größere Unternehmen ernst: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, muss inländische B2B-Rechnungen dann selbst elektronisch versenden. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro umgesetzt hat, bekommt noch bis Ende 2027 Zeit. Spätestens ab 2028 gilt die Pflicht für praktisch alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Trotzdem zeigen aktuelle Zahlen: Viele Unternehmen sind nicht vorbereitet. Laut einer repräsentativen YouGov-Befragung im Auftrag der E-Rechnungsplattform Easybill hat ein Drittel der Unternehmen bis heute noch keine einzige E-Rechnung verschickt, nur etwa ein Viertel fühlt sich vollständig vorbereitet. Rund ein Fünftel erstellt Rechnungen weiterhin mit Word oder Excel.
Nur weil eine Rechnung per Mail verschickt wird, ist sie noch keine E-Rechnung. Auch ein PDF reicht nicht. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat, das ein Computer automatisch lesen und verarbeiten kann, ohne dass jemand Beträge oder Rechnungsnummern von Hand abtippen muss. In Deutschland heißen die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD, beide folgen dem EU-weiten Standard EN 16931.
Der Sinn dahinter: Rechnungen sollen sich am Ende komplett automatisch verarbeiten lassen – von der Erstellung übers Prüfen bis zur Zahlung und Archivierung. Menschen müssen dann nur noch eingreifen, wenn etwas nicht passt. Das spart Zeit in der Buchhaltung, reduziert Tippfehler und macht es einfacher, sich später an neue Meldesysteme der Finanzverwaltung anzubinden.
Ab 2027 stellen wir die Konto- und Darlehensabrechnungen für Firmenkunden auf E-Rechnung um. Auf unserer Informationsseite finden Sie Antworten auf häufige Fragen und erfahren, was Sie jetzt tun müssen. Egal ob Sie bereits Online-Banking nutzen oder noch nicht: Wir zeigen Ihnen die nächsten Schritte.
Für die eigene Planung lohnt sich der Blick auf drei Fragen.
Grundsätzlich ja – die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze, unabhängig von Rechtsform oder Branche. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, für Rechnungen an Privatpersonen sowie für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.
Das hängt vom Umsatz ab. Liegt Ihr Umsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen können. Liegt er darunter, haben Sie bis Ende 2027 Zeit. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber schon heute, diese Pflicht gilt bereits seit 2025 ausnahmslos für alle.
Eine Sonderregelung gilt für Unternehmen, die bereits mit dem EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) arbeiten: Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers kann EDI auch über 2027 hinaus weitergenutzt werden, vorausgesetzt, aus der EDI-Rechnung lässt sich ab 2028 der für die Umsatzsteuer erforderliche Meldedatensatz korrekt und vollständig extrahieren. Für Unternehmen mit etablierten EDI-Systemen lohnt sich daher eine frühzeitige Abstimmung mit IT und Steuerberatung, ob die eigene Lösung diese Anforderung erfüllt.
Ohne eine EN-16931-konforme Rechnung drohen unter anderem der Verlust des Vorsteuerabzugs beim Empfänger sowie Bußgelder bei vorsätzlicher oder leichtfertiger Verletzung der Ausstellungspflicht. Wer als Rechnungsempfänger auf einer nicht konformen Eingangsrechnung sitzen bleibt, kann also selbst finanziell zur Kasse gebeten werden.
Praktisch heißt das: Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann. Klären Sie mit IT-Dienstleistern oder Steuerberatung, welche Schnittstellen und Archivierungspflichten dazukommen. Und schulen Sie Ihr Team – am Ende entscheidet auch die Praxis in der Buchhaltung darüber, ob die Umstellung gelingt.
Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben. Wer die verbleibenden Monate nutzt, um Prozesse zu testen und Lücken zu schließen, startet entspannt ins neue Pflichtjahr.
Für die verbindliche und aktuellste Auslegung lohnt sich der Blick in die offiziellen Quellen:
Bundesministerium der Finanzen (BMF): Das ausführliche BMF-Schreiben zur E-Rechnung mit allen Detailregelungen und Anwendungsfragen finden Sie hier.
Ihre zuständige IHK: Viele Industrie- und Handelskammern bieten kostenlose Merkblätter und FAQ zur E-Rechnungspflicht an, zugeschnitten auf regionale Unternehmen.
Steuerberatung: Für die individuelle Einschätzung, etwa zur eigenen Umsatzgrenze, zu Ausnahmen oder zur EDI-Übergangsregelung, ist die eigene Steuerberatung die verlässlichste Anlaufstelle.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.
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