Buchführung 2.0: Vom Digitalen Finanzbericht bis zu internen Optimierungen
27.08.2021 - Lesezeit: 7 Minuten
Die Digitalisierung ist in vollem Gange und erleichtert an vielen Stellen das Leben von Unternehmerinnen und Unternehmern. Doch ein wichtiges Thema bleibt trotz digitaler Angebote meist auf der Strecke: die Finanzbuchhaltung. Kaum ein anderes Thema bindet bei so vielen Unternehmerinnen und Unternehmern Kapazitäten – mit endlos langem Abheften von Belegen und der nie endenden Auflistung der Einnahmen und Ausgaben, die sich in einem Finanzjahr anhäufen.
Kerstin Matscheroth, Expertin für den Digitalen Finanzbericht (DiFin) bei der Berliner Volksbank, und Dr. Stephan Knabe, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Fachberater für internationales Steuerrecht, verraten im Artikel die Vorteile digitaler Buchhaltungsangebote und klären, welche Tools Sie am besten nutzen sollten.
Die Vorteile der digitalen Buchführung
In vielen Unternehmen dominiert bis heute die „Papierordnung“, bei der Rechnungen, Belege und Quittungen fein säuberlich abgeheftet werden und für immer in einem bis an die Decke reichenden Regal landen. Doch ist das wirklich noch zeitgemäß?
Mit der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung können Sie die internen Prozesse reduzieren und langfristig Zeit sparen, indem Sie auf digitale Tools zurückgreifen, die zu einem großen Teil schon viele Abläufe für Sie übernehmen. So können Daten digital erfasst, in einer Cloud gespeichert, geordnet und damit auch schneller gefunden werden.
"Die digitale Buchführung entlastet sowohl die Mandantinnen und Mandanten als auch die Steuerberaterinnen und den Steuerberater von Tätigkeiten wie dem Abtippen von Belegen. Damit steigen die Qualität und Aussagekraft der Buchhaltung“, erklärt Dr. Stephan Knabe.
„Durch die digitale Buchführung können außerdem gesetzliche Vorgaben leichter eingehalten werden. Gleichzeitig ergeben sich Chancen, wie die leichte Auffindbarkeit von Belegen, der Verzicht auf Papier, eine hochaktuelle betriebswirtschaftliche Abrechnung oder ein schnelles Mahnwesen“, so Dr. Knabe.
Dr. Stephan Knabe, Dr. Knabe GmbH Steuerberatungsgesellschaft
Der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Fachberater für Internationales Steuerrecht war für die KPMG international tätig, bevor er 2003 seine eigene Kanzlei in Potsdam gründete.
Die Dr. Knabe Unternehmensgruppe trägt das DATEV Zertifikat „digitale Kanzlei“. Sie wurde mehrfach als eine der besten Kanzleien Deutschlands vom Handelsblatt, Focus, brand eins, Manager Magazin und Focus Money gelistet. Über 60 Mitarbeitende betreuen europaweit mittelständische bis börsennotierte Unternehmen in den Bereichen Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung.
Der Digitale Finanzbericht
Mittlerweile gibt es einige Tools, die Ihnen als Unternehmerin und Unternehmer das (digitale) Leben vereinfachen. Neben Cloud-Systemen und Steuertools fungiert seit April 2018 auch der Digitale Finanzbericht (DiFin) als digitales Standardverfahren der deutschen Kreditwirtschaft für die Übermittlung von Jahresabschlüssen und der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
Als Initiative der Finanzwirtschaft nehmen bereits zahlreiche Kreditinstitute, darunter auch die Berliner Volksbank, den Jahresabschluss beziehungsweise die EÜR via DiFin entgegen.
Wofür können Sie den DiFin nutzen?
Die mit dem DiFin eingereichten Einkommensunterlagen sind die Grundlage für eine Bonitätsprüfung, die für finanzierende Banken mittlerweile verpflichtend ist. Während diese Unterlagen bisher also in Papierform oder als PDF-Dokument eingereicht wurden, können sie jetzt elektronisch übermittelt werden.
Welche Vorteile bringt Ihnen der DiFin?
Ganz einfach: Mit dem DiFin können Sie effizient, schnell, sicher, dokumentiert und vor allem standardisiert relevante Dokumente durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater an Ihre Bank übermitteln lassen.
So minimiert sich nicht nur der administrative Aufwand, sondern auch die Gefahr von potenziellen Übertragungsfehlern und die Anzahl von Nachfragen seitens der Bank.
Für Sie als Unternehmerin und Unternehmer entfällt damit vor allem ein lästiger Teil der Buchhaltung.
Herausforderungen der Digitalisierung von Finanzprozessen
Nicht jede Unternehmerin und jeder Unternehmer ist für die schnelle Digitalisierung interner Prozesse geschaffen. „Die digitale Buchführung ist eine Sache der Einstellung“, so Dr. Knabe. „Manche unserer Kundinnen und Kunden fordern sie direkt, für andere ist sie ein Graus. Sobald erste Erfahrungen damit gesammelt werden, sind alle begeistert. Wir begegnen dem, indem unsere IT-Mitarbeiterinnen und IT-Mitarbeiter die Software bei den Mandantinnen und Mandanten einrichten und auch später für Fragen zur Verfügung stehen“, erklärt Dr. Stephan Knabe.
Unser Tipp: Nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Die folgenden Schritte bieten Ihnen eine gute Grundlage für die Umsetzung digitaler Strategien für die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen:
