Die Software dafür ist mittlerweile so ausgereift, dass sie säumige Zahler sofort erkennt und automatisch mahnt. So erhalten Sie einen jederzeit aktuellen Überblick, wer wann weshalb gemahnt wird.

Was tun, wenn auch die dritte Mahnung zu keinem Zahlungseingang führt? Keine Angst vor gerichtlichen Maßnahmen. Es gibt durchaus Unternehmen, die bewusst damit kalkulieren, dass Sie vor diesem Schritt zurückschrecken werden.

Viele Verträge enthalten Formfehler oder Ungenauigkeiten, die es Schuldner ermöglichen, Geld zurückzuhalten. Umso wichtiger sind formal richtige Formulierungen in Verträgen, den AGBs und auf den Rechnungsunterlagen.

Prävention schützt vor Zahlungsausfällen. Wer um Zahlungsverhalten und Bonität seiner Kunden weiß, wird seltener unliebsam überrascht. Eine Anfrage bei der Schufa oder ein Blick ins Insolvenzverzeichnis geben oft Aufschluss – es spricht auch nichts dagegen, eine Selbstauskunft des Geschäftspartners einzuholen.

Stellen Sie Rechnungen so schnell wie möglich aus. Mit dem Rechnungsdatum laufen die Zahlungsfristen an. Manch säumiger Schuldner zahlt erst nach der dritten Mahnung, um Fristen komplett auszuschöpfen – aber er zahlt. Je eher die Frist anläuft, desto eher ist das Geld auf dem Konto.

Bieten Sie Skonto an. Wenn sofortiges Bezahlen den Rechnungsbetrag reduziert, kann das für Unternehmen attraktiv sein – und es verhindert zwischenmenschlichen Verdruss bei den Geschäftspartnern, der bei arg spätem Rechnungsbegleich unvermeidbar ist.

Kommen Sie Ihren Geschäftspartnern entgegen, indem Sie Teil- und Zwischenzahlungen anbieten. Häufig ist es nicht böser Wille, der hinter ausstehenden Zahlungen steckt: Vielleicht hat Ihr Geschäftspartner dasselbe Problem wie Sie – Zahlungsausfälle!

Mit Warenkredit- und Forderungsausfallversicherungen lassen sich Geschäfte absichern. Eine Warenkreditversicherung ist insbesondere bei Geschäften mit hohen Beträgen empfehlenswert, denn selbst einer Insolvenz des Geschäftspartners wird die Rechnung bezahlt.

Legen Sie für Ihre größten und wichtigsten Kunden ein Profil mit deren Zahlungsverhalten an. Nutzen Sie dieses Profil als Frühwarnsystem, sollte sich das Zahlungsverhalten eines Kunden zum Schlechteren verändern.

Gehen Sie nicht von vornherein davon aus, dass ein säumiger Zahler Ihnen Böses will oder, noch schlimmer, eigentlich schon insolvent ist. Vielleicht haben Ihre Geschäftspartner ebenso mit säumigen Zahlern zu kämpfen wie Sie.

Je vertrauensvoller das Verhältnis, desto leichter fällt selbst in solch kritischen Phasen das Gespräch – das häufig den Weg zu Lösungen weist, mit denen alle Seiten gut leben können. Eine Ratenzahlung ist ebenso wie eine verlängerte Frist eine Option, mit der die Situation entspannt werden kann. 

Lassen sich Zahlungsschwierigkeiten allerdings nicht mehr „im Guten“ klären, gibt es meist nur noch zwei Optionen: Leistung nur gegen Vorkasse – oder die Trennung von diesem Geschäftspartner.